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Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der HD-Energy-Software.

1. Verantwortlicher

HD Energy GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Manuel Dandler, [Straße Nr.], [PLZ Ort]. Kontakt in Datenschutzfragen: [E-Mail-Adresse].

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir insbesondere:

  • Konto- und Kontaktdaten der Hausverwaltung (Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon).
  • Objekt- und Zählerdaten (Adressen, Zählernummern, Vertragskonten, Verbrauch, Kosten, Vertragslaufzeiten).
  • Mieterdaten im Rahmen von An-/Abmeldeprozessen (Name, Kontaktdaten, Zählerstände, neue Anschrift).
  • Hochgeladene Dokumente (Verträge, Rechnungen) inkl. daraus extrahierter Felder.
  • Nutzungs- und Protokolldaten (Ereignisprotokoll, versendete Benachrichtigungen).

3. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Energie-Management-Software, der Verwaltung von Zählern und Einheiten, der Automatisierung von An-/Abmeldeprozessen, der Dokumentation sowie der Vertragsabwicklung und Abrechnung.

4. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. An-/Abmeldung beim Versorger) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, sicheren Dienst).

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich) dies vorschreiben. Öffentliche Zugangs-Tokens für Mieter verlieren nach 30 Tagen ihre Gültigkeit.

6. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

  • Hetzner Online GmbH — Server-Hosting in Deutschland.
  • Supabase — Datenbank und Datei-Speicher (EU-Region).
  • Resend — Versand transaktionaler E-Mails.
  • Stripe — Zahlungsabwicklung der Abonnements.
  • Anthropic — KI-gestützte Analyse hochgeladener Dokumente; übermittelt wird ausschließlich der Dokumenteninhalt zur Extraktion.

Mit allen Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

8. Kontakt Datenschutz

Für Anliegen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns unter: [E-Mail-Adresse].

Hinweis: Die mit [eckigen Klammern] markierten Angaben sowie ggf. weitere unternehmensspezifische Details sind vor dem Livegang zu ergänzen. Diese Vorlage ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.